„Es ist eine Kunst, in geliebter Arbeit aufzugehen, ohne in ihr unterzugehen.“
nach Eugen Roth
An manchen Arbeitstagen geht alles drunter und drüber. Die E-Mail ist gerade angefangen, gleich ist der nächste Termin fällig, vorher noch schnell ein Telefonat, schon wieder ist eine neue E-Mail eingegangen… und „eigentlich“ müsste doch das Angebot für Kunde X schon längst geschrieben sein…
Viele Menschen sind erschöpft – vom vielen Tun und fragen sich zu selten: Ist das eigentlich sinnvoll, was ich da tue und wie ich es anpacke? Wenn auch Sie oft vieles, am besten gleichzeitig, in einem hohen Tempo angehen und abends völlig geschafft nach Hause gehen, versuchen Sie es mit einem Prinzip aus dem Zeitmanagement, dem Bündeln von Aufgaben.
Gerade bei kleinen Aufgaben ist es meist nicht die Aufgabe selbst, die Sie Zeit kostet, sondern das Drumherum: die Entscheidung, sich jetzt dieser Arbeit zu widmen, das Heraussuchen/Forträumen von notwendigen Unterlagen, das Einschalten des entsprechenden Programms etc. Erledigen Sie gleichartige Aufgaben in einem Block, erhöht sich also nur die reine Arbeitszeit – die Vor- und Nachbereitungszeit bleibt dieselbe.
Wenn Sie Arbeiten haben, die täglich anfallen, können Sie diese als festen Bestandteil mit einem Zeitfenster in Ihren Kalender aufnehmen. Vielleicht gibt es andere Aufgaben, denen Sie sich bisher täglich gewidmet haben, die Sie zusammenfassen und nur 1- oder 2-mal in der Woche angehen können.
Bündeln Sie Ihre E-Mail-Bearbeitung
Auch bei eingehenden E-Mails kann Ihnen das Bündeln von Aufgaben viel Zeit sparen. Wie oft gucken Sie momentan in Ihren E-Mail-Eingang und lassen sich dabei ablenken von dem, was Sie gerade tun? Mein Tipp: Schalten Sie die Hinweisnachricht für eingehende E-Mails aus und legen Sie den Rhythmus fest, der zu Ihrem Aufgabenbereich passt: ob 3 x täglich oder jede halbe Stunde. Zusätzlich kann es eine Unterstützung sein, wenn Sie sich Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung im Kalender reservieren.
Wenn Sie Ihren Rhythmus gefunden haben, entscheiden Sie künftig bei jeder eingehenden E-Mail, ob Sie sie gleich (dazu gehört auch das sofortige Löschen) oder später bearbeiten wollen. Wenn Sie Outlook oder Lotus Notes nutzen, können Sie aus einer E-Mail ganz bequem eine Aufgabe machen und einen Bearbeitungszeitpunkt festlegen. So kann nichts untergehen, und Sie können mit einem Blick auf Ihre Aufgabenliste Ihre Prioritäten setzen.
Bündeln Sie Ihre Telefonate
Richten Sie sich Telefonblöcke ein, statt spontan zum Telefonhörer zu greifen. Visualisieren Sie diese geplanten Anrufe in Ihrem Kalender und bereiten sich vor: Wen wollen Sie wann mit welchem Ziel anrufen?
Natürlich erreichen Sie Ihre Ansprechpartner nicht immer sofort. Dann vielleicht beim nächsten Telefonblock, oder Sie verabreden sich zu einem Telefon-Termin, den Sie per E-Mail anbieten.
Bündeln Sie Ihre Routineaufgaben
Schreiben Sie zunächst alle Routineaufgaben auf. Denken Sie dabei auch an Tätigkeiten, die Sie bisher ungeplant und unregelmäßig erledigt haben, die sich aber bestens zu Routinen eignen (wie z. B. E-Mail-Ablage aufräumen, Adresspflege…). Als nächstes legen Sie fest, in welchem Rhythmus Sie die Routineaufgaben erledigen wollen: täglich (z. B. die Ablage von Papieren) oder wöchentlich (z.B. Berichte, Statistiken).
Planen Sie Ihre Besprechungen
Überdenken Sie auch Ihre Besprechungen. Sind diese geplant oder überwiegend Ad-hoc nach dem Motto: „Das fällt mir gerade ein…“?
Natürlich wird es auch weiterhin einiges geben, das spontan geklärt werden muss – das Sammeln von Themen spart Ihnen und Ihren Kollegen / Partnern trotzdem viel Zeit und Nerven.
Für manche Teams ist eine morgendliche Blitzrunde von ein paar Minuten hilfreich, um Arbeitsabläufe abzustimmen. Vielleicht ist für Sie ein wöchentlicher Jour fixe genau das richtige? Sind Unterlagen dafür erforderlich, sammeln Sie diese in einer beschrifteten Mappe oder richten Sie sich im PC einen entsprechenden Ordner ein.
Aufgaben hinterfragen
Werfen Sie grundsätzlich einen kritischen Blick auf Ihre Aufgaben: Bis zu welchem Zeitpunkt muss etwas erledigt sein? Ist es wirklich dringlich? Fragen Sie nach! Hetzen Sie sich nicht grundlos ab, sondern wagen Sie den Ausstieg aus dem sich immer schneller drehenden Hamsterrad. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun und spüren Sie nach, was sich verändert.
Viel Freude auf Ihrer Entdeckungstour.
Bildquelle: ©Fotolia Author: Floydine Photo reference: #125972004
